productiviteitstips! Tips om productiever te worden

7 productiviteit tips voor ADD’ers, uitstellers, chaoten en perfectionisten

Oftewel, 10 productiviteitstips voor iedereen.
Later, later is al lang begonnen’ zong een wijze Haagse wijze zanger ooit. Als rasechte surrogaat-Hagenees sluit ik me zonder enige twijfel bij mijn stadgsgenoot aan.
Wacht dus niet langer met het realiseren van je dromen, het ondernemen van actie, en het uitvoeren van taken om je doelen bereikt te krijgen en dat soort gezapig gezeur wat we allemaal wel kennen en waar we massaal niet naar handelen. Waarom is dat toch zo moeilijk?
Om nog maar even een paar wijze woorden van dezelfde befaamde zanger te citeren
‘Mijn naam is Koos en ik ben werkeloos
De mensen zeggen: “Ga toch werken, Koos”
Nou, ‘k wil er best wel tegenaan, maar dan wel een leuke baan
Want anders hoeft het niet van Koos’
~ KOOS WERKELOOS
Het had een autobiografisch tijdsdocument van mijn hand kunnen zijn.  En productief zijn als je geen vaste job hebt is nog best een uitdaging.
Met een hardcore variant van ADD en het stereotype chaos die past bij een kunstzinnig persoon is het nog een behoorlijke uitdaging om mijn ‘ time between two jobs’ zo zinnig mogelijk in te vullen en niet te vervallen in urenlang netflixen, liedjes zingen en het allerergst: urenlang browsen op het internet zonder doel.
Gelukkig begin ik mijn weg een beetje te vinden mede dankzij wat inzichten die ik de afgelopen maanden heb opgedaan tijdens deze zelfontwikkelings-bootcamp. Waar ik ook wel ben achter gekomen is dat verschillende dingen voor verschillende mensen werken. Maar dit is wat voor mij werkt. 

1. Focus op de gebieden waarin je productief wil zijn

Ik zie alle mede ADD’ers die zich door de titel aangesproken voelden al verschrikt kijken. Want focussen op één taak… Da’s toch ongeveer hetzelfde als nucleaire kernfysica op quantum niveau (ik heb geen idee of dit een bestaand iets is.) voor normale mensen is?

Wat ik met focus bedoel is vooral de hoe en waarom. Bedenk voor jezelf op welke doelen je wil focussen. Juist als je snel afgeleid hebben is het hebben van een afgekaderd doel een hele krachtige motivator.  Ik ben zelf geen heel groot fan van het formuleren van SMART-doelen omdat ik het zelf nogal rigide vind.

Toch wil ik wel meegeven dat het formuleren van een doel en een waarom belangrijk is. Houd je einddoel voor ogen.  Bedenk wat het ultieme einddoel is binnen jouw carrière / leven / of houd het kleiner en kijk wat je nu wil bereiken binnen het bedrijf waar je werkt (bv. een promotie, een hoge klanttevredenheidscore etc.). Bedenk een plan om dit te bereiken en breng in kaart welke taken je moet uitvoeren hiervoor. Kijk ook vooral waarom je dit wil bereiken en breng kleine herinneringen aan voor jezelf. Als je het doet om rijk te worden en je droomvakantie te kunnen boeken naar de Malediven, hang een plaatje van de Malediven op. Doe je het om positieve feedback te krijgen? Leg een blaadje met eerdere feedback op je bureau die je blij maakte. etc.

2. Schrijf alles wat je moet doen op

Had ik al gezegd dat ik een superchaoot ben die nooit kon plannen, nooit deadlines haalt en het ook nooit nodig vond om een agenda te hebben omdat ik alle afspraken wel onthield. Dat laatste was wel waar; de meeste afspraken onthield ik wel. Dat was dan ook meteen het enige wat ik onthield. Je had me niet op een willekeurig moment moeten vragen wat iemand 3 seconde geleden tegen me zei, waar mijn stoffer en blik zouden liggen, of wat ik nog moest kopen bij de supermarkt.

Tot ik ineens tot het verfrissende inzicht kwam dat we allemaal maar een beperkte mentale capaciteit hebben om dingen te onthouden en dat het constant rumineren  van bv. afspraken om deze te onthouden echt heel veel energie kost.

Een agenda had ik niet, laat staan dat ik werkte met to-do lists.

Je staat er van versteld hoeveel een mens kan veranderen in een korte tijd want tegenwoordig schrijf ik ALLES op en houd ik alles bij. Ieder goed idee wat in me op komt schrijf ik op. Alle taken die ik moet doen schrijf ik op. Als ik iets zie waarvan ik denk ‘ goh, dat zou een leuk cadeau kunnen zijn voor Arjans verjaardag over 11 maanden ‘  schrijf ik het op. Als ik iets koop houd ik bij hoeveel het gekost heeft via YNAB, zodat ik altijd weet hoeveel geld ik nog beschikbaar heb (en hoeveel ik moet bewaren) zodat ik me nooit zorgen hoef te maken om geld. Oftewel IK SCHRIJF ÉCHT ALLES OP.  Reminders, plannen, inspiraties, motivaties etc.

Ik gebruik daar twee handige apps voor: Things 3 en wat ik al eerder noemde YNAB. Things is een fantastische, doch prijzige to-do list app. Hiervoor heb ik maandenlang het gratis Wunderlist gebruikt wat overigens ook prima werkt. 🙂

productiviteitstips! Tips om productiever te worden
De simpele interface + een voorbeeld van mijn things

Het handige van things is dat je alle taken in je inbox sleept die in je op komen. Daarna kun je de taken gaan indelen op gebieden (categorieën) – en projecten per gebied én data instellen waarop je het uit wil voeren. Zo kun maak je onbewust al meteen een planning, en heb je altijd een overzicht over wat vandaag gedaan moet worden.

Youneedabudget gebruik ik vooral om financieel rust te hebben in mijn hoofd. Zonder vaste baan moet ik toch wat zuiniger zijn met mijn geld en je wil echt niet weten hoeveel kopzorgen het scheelt om alle toekomstige uitgaves in te plannen, en per gebied te zien hoeveel geld je hebt. Ik merk het ook meteen aan mezelf als ik mijn financiën niet op orde heb; mijn lontje wordt kort en ik ben oprecht chagrijnig.

Eten is overigens ook zo’n ding. Ik zweer bij myfitnesspal om mijn eten op in te voeren. Het is een oud eetstoornis-trekje, en hoewel ik er in periodes echt te lui voor ben geeft het overzicht hebben op hoeveel en hoe gezond ik eet en leef ontzettend veel rust.

3. Deel taken zoveel mogelijk op in kleine taken om je productiviteit te verhogen

Ik ben mijn docenten op de hogeschool nog steeds eeuwig dankbaar dat ze mij geleerd hebben het leren per vakken per hoofdstuk in te plannen.
Waar ik heel vroeger alleen maar opschreef ‘ Leren voor statistiek ‘  leerde ik tijdens mijn studie om een veel gedetailleerdere planning te maken . ‘ Leer Maandagochtend hoofdstuk 1 van statistiek, maandag middag hoofdstuk 2 van statistiek ‘ .

productiviteitstips! Tips om productiever te worden
Huis opruimen is 1 van de hugeass taken die ik altijd uitstel. Opgedeeld in kleinere taken is het een stuk behapbaarder
productiviteitstips! Tips om productiever te worden
Dit is een voorbeeld hoe ik bv. ‘ De was doen ‘ heb opgedeeld. Ik heb overigens ingesteld dat ze iedere week terugkomen, en de meer zeldzame wasjes (rood + vaatdoekjes) 1x per maand

Opruimen deel ik in in kleine dingetjes  zoals ‘ Tafels opruimen ‘  ‘ Bank leegruimen ‘  ‘etc.

Als je iets niet opdeelt in kleinere taken, wordt het 1 grote onoverkoombare brei met uitstelgedrag en angst tot gevolg. Soms is het dan overigens heel moeilijk om nog voor jezelf in te zien dat je met slimme planning genoeg tijd hebt. Een blik van iemand van buitenaf kan dan goud waard zijn.

4. Blok-planningen en deadlines .

O man, ik zweer bij blokplanningen. Zonder blokplanningen zou mijn bestaan denk ik uit elkaar vallen. Zeker nu ik geen structuur heb vanuit een baan, maar wel heel veel te doen heb leef ik bij mijn planning.

Het fijne van de app Things is dat je taken zo hupsakee naar je agenda kunt schuiven. Voor mijn blokplanning gebruik ik overigens gewoon Google Calendar. Ik heb 7 verschillende kalenders.

  • Ontspanning
  • Zelfzorg
  • Afspraken en cursussen
  • Huishouden
  • Blog
  • Opdrachten
  • Prioriteit.
productiviteitstips! Tips om productiever te worden
Zo ziet zo’n blokplanning in google eruit.

Door verschillende agenda’s te maken, kan je verschillende kleuren toevoegen waardoor je makkelijk ziet welke dingen de overhand nemen. En oké, als meisje-meisje word ik ook gewoon heel blij van veel kleurtjes.

Het fijne aan blokplanningen is dat je deadlines hebt, omdat je anders in de knoop komt met je volgende taak. Zonder deadline ga ik lopen lanterfanteren. Overigens moet ik hierbij wel zeggen dat ik mijn blokplanning als guideline gebruik. Door een planning te maken, en in te schatten hoelang mijn taken gaan duren en deze achter elkaar te plakken in een agenda weet ik wat ik realistisch gezien gedaan kan krijgen op een dag. Als ik echt veel te doen heb zit ik er strak boven op en zet ik bij alle taken een wekkertje. Op andere dagen is het meer een indicatie.

Ik schuif er ook maar al te graag mee,

5. Timers en Pomodoro als productiviteitsboost

De ene zweert erbij, en de ander niet. Ik persoonlijk ben groot fan. Sowieso is het werken met timers voor mij echt een must. Ik schaam me er bijna voor om het te vertellen, maar als ik douchte kon ik makkelijk een uur kwijt zijn aan dagdromen Tegenwoordig zet ik een wekker en douch ik max. 20 minuten. Dat geldt voor alles wat ik doe. Als ik 3 uur opruimen heb ingepland dan zet ik een wekker voor wanneer ik klaar moet zijn. Dat helpt me niet zo zeer om te weten wanneer ik klaar moet zijn, maar het feit dat ik een deadline heb zorgt dat ik veel effectiever ga opruimen, omdat ik na 3 uur ook klaar wil zijn.

De pomodoro techniek is inmiddels wel bekend. Het bestaat uit het simpele principe dat je langere taken opdeelt in blokken van een half uur, waarvan je telkens de laatste 5 minuten pauze neemt. Na 4 blokken kun je een langere pauze inlassen. Op bovenstaande website staat precies uitgelegd waarom dat werkt, en ook ik kan beamen dát het werkt. Voor mij in ieder geval.  Ik gebruik het niet voor iedere taak overigens . Maar vooral voor dingen waarbij ik snel afgeleid ben zoals het schrijven van een blog (iets waarbij ik erg snel afgeleid ben, als ik bv. research wil doen en dan ineens een aanbieding zie en dan moet denken aan mn moeders verjaardag en dan dat… blabla) werkt het perfect.

6. Een lijst maken voor dingen die je doet als ontspanning om productiever te zijn.

Chilltijd moet je inplannen.

Maar voor de één is ontspannen zo van zelf sprekend als plassen en poepen. Voor de ander is het de moeilijkste taak die er is. Ik behoor helaas tot die laatste, en ik kan me voorstellen dat de meeste mensen die graag die zich bezig houden met productiviteit en resultaat willen zien het ook moeilijk vinden omdat echt los te laten en in chill-modus over te gaan.

Op het moment dat mijn chill-tijd in werking treed voel ik me altijd vooral een beetje ontheemd. Misschien komt het ook doordat ik, als ik geleefd wordt door taken, kan vluchten van mijn pessimisme en donkere randje.  Als ik dan eenmaal tijd heb om te ontspannen weet ik helemaal niet wat ik wil, ga ik vervelend lopen doen en aandacht lopen vragen van mijn vriendje. Ik ben dan bv. te moe om nog een film te kijken en besluit dan uiteindelijkom vroeg naar bed te gaan om vervolgens niet te kunnen slapen.

Omdat te voorkomen heb ik een preventieve lijst gemaakt met taken die ik kan doen om te ontspannen.
Simpel doch effectief.  Zo hoef ik op het moment – wanneer ik moe, verveeld en radeloos ben – er niet ook nog eens over na te denken. Er staan ook hele ‘ nutteloze ‘  dingen op, die ik eigenlijk nooit wil doen omdat ze zo nutteloos zijn. Zoals het kleuren van mandala’s en karaoke zingen. Maar door het vooraf op te schrijven voelt het meteen alsof ik mezelf een soort toestemming heb gegeven.

productiviteitstips! Tips om productiever te worden
Mijn ontspannings activiteiten. M

7. Een kikker voor het ontbijt

Yup. Ik plan alles helemaal dood, en wel in de volgorde van minst leuk naar meest leuk. Oké dat is wat kort door de bocht. Een lange wandeling met mijn hond vind ik heerlijk, maar overdag vind ik het vaak toch een grote onderbreking van mijn routine en heb ik er eigenlijk nooit zin in.  Dat terwijl Hopje een hele fitte mega Duitse herder is en dus echt wel een uurtje moet kunnen rennen. De grote wandeling met Hoppa is dus het eerste wat ik doe in de ochtend. Daarna doe ik vaak huishoudelijke dingen, dan heb ik ten minste een beetje motivatie om op te schieten en ben ik blij als ik aan de slag mag met leuke dingen. De hele dag tegen vervelende dingen opzien vreet echt energie, dus dat probeer ik te voorkomen.

Ook blijkt dat je hersenen het meest productief zijn aan het eind van de ochtend. Nou, dat is altijd handige kennis om mee te nemen. Doe dus vooral de meest intensieve/moeilijke dingen in de ochtend zodat je de middag kunt vullen met leukheid en ontspannende taken!

Mijn workflow samengevat:

  • Focus: Mijn grote waarom is omdat ik graag een leuke baan wil fixen voor mijn toekomst. Waarschijnlijk richting journalistiek (en 3x raden wat de minst makkelijk verkrijgbare baan is? Nou, precies!) of illustratie. Dat zijn 2 passies, maar een beetje CV-building is wel noodzakelijk om daarin binnen te komen. De dingen die ik inplan zijn dus allemaal activiteiten die deze doelen dienen.
  • Alles opschrijven: Alle taken die in mij op komen schrijf ik op in things 3
  • Blokplanning:  Al mijn taken vanuit things sleep ik naar Google Calendar zodat ik een duidelijk overzicht heb wat wanneer moet gebeuren.
  • Timers: Ik zet vaak een timer als ik strak op tijd zit, voor wanneer iets klaar moet zijn. Ook gebruik ik de pomodorotechniek voor inspannende taken
  • Ontspanning: Plan ik in, en ik plan in wat ik dan zou kunnen gaan doen.
  • De minst leuke dingen plan ik zo vroeg mogelijk ik. 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *